Standardisering av oppgaver og utarbeidelse av prosedyrer og instrukser hemmer kreativiteten på en arbeidsplass er det noen som hevder. Det går ut over friheten den enkelte ansatte har til å løse sine oppgaver og bidrar ikke til innovasjon og nytenkning. Men må det være sånn?
Er standardisering lurt?
Det er i alle fall to viktige hovedgrunner til at det er lurt å standardisere:
- Vi må følge krav fra kunder, myndigheter, eiere og ledelse
- Vi må være enige om en metode for å kunne forbedre den
Følge krav
Alle virksomheter har mange krav som de skal følge, dette er krav fra myndigheter, kunder eller brukere, eiere eller interne krav fra ledelsen. Kravene bakes inn i prosedyrer, instrukser eller standarder som beskriver rutinene i virksomheten. Når vi utfører en arbeidsoppgave skal det skje på en måte som gjør at kravene overholdes. Dette blir som å følge trafikkreglene, og er noe vi ikke kan velge vekk.
Utfordringen er å gjøre det på en enkel og effektiv måte slik at det å følge kravene blir en naturlig del av de daglige oppgavene. Når de ansatte er trygge på oppgavene sine og enkelt kan finne fram til prosedyrene, bidrar dette til å skape trygghet på arbeidsplassen og også til å frigjøre tid når det skjer noe uvanlig eller uventet. Det er jo veldig lite effektivt å skulle begynne å leite etter en framgangsmåte når noe plutselig skjer, og da er det heller ikke tiden for å begynne å eksperimentere eller improvisere så veldig.
Standardisere for å forbedre
For å kunne forbedre en arbeidsmetode eller arbeidsoppgave, må vi først være enige om hvordan vi gjør den i dag. Hvis alle ansatte har sin egen måte å gjøre ting på, blir det garantert variasjon i resultatene. Det betyr at av og til leverer virksomheten veldig bra, mens andre ganger ikke godt nok. Noen kunder får et godt produkt mens andre får noe som ikke holder mål. Dette skaper ikke gode resultater for virksomheten på sikt, og kundene må kunne forvente forutsigbarhet.
Som virksomhet må vi i første omgang sikre oss at alle kundene får et godt nok produkt, et minstemål av kvalitet. Dette bestyr at vi må ha en standard som beskriver arbeidsoppgavene for å levere dette. Og når dette er på plass, kan jo de ansatte bruke sin kreativitet til å forbedre standarden slik at kvaliteten kan forbedres over hele linja.
Bli enige om en ny standard, sjekk ut om denne virker godt og sett den i drift. Og start arbeidet med å finne nye forbedringspotensialer!
Hemmer standardisering kreativiteten?
Mitt svar er nei, det trenger ikke være noen motsetning mellom standardisering og kreativitet. Men vi kan ikke være kreative på alle områder og ikke alltid. Krav må følges. Men vi kan bruke kreativiteten til å forbedre leveransene våre, og her tror jeg de fleste virksomheter har noe å hente.
Arbeidsgiver kan sette av tid og ressurser til å drive med forbedringsarbeid, og den enkelte arbeidstaker kan aktivt lete etter forbedringsmuligheter og foreslå disse.
Noen råd for standardiseringsarbeidet:
- Fokuser! Bruk ressursene på å standardisere de prosessene eller oppgavene som er viktige for å skape resultater. Alt må ikke beskrives i detalj! For mange dokumenter og standarder kan gjøre at de ansatte mister oversikt.
- Involver! De ansatte som utfører oppgavene i det daglige, er de som kjenner de best og er også de beste til å forbedre de.
- Tenk på leseren! Lag enkle, korte og visuelle beskrivelser. Unngå lange tekster.
- Prioriter! Oppmuntre til forbedringsarbeid og sett av ressurser. Det vil lønne seg!
KOMMENTARER