Kontinuerlig forbedring og utvikling gjennom systematisk dokumentering, etterlevelse og læring i organisasjoner
“In times of change, learners inherit the earth…
While the learned find themselves beautifully equipped to deal with a world that no longer exists”
Eric Hoffer
Kontinuerlig forbedring og utvikling er basiskrav som må møtes i alle virksomheter. Krav og forventninger endres og forsterkes hele tiden av kunder, brukere, myndigheter, eiere og politikere. I bærekraftige virksomheter stiller også medarbeidere og fagpersoner krav om utvikling og endring, både fordi de vil bruke og videreutvikle sin egen kompetanse og for å kunne være stolt og fornøyd med de produktene og tjenestene de er med å skape.
Planlegge og realisere konkrete resultater og effekter
Kontinuerlig forbedring og utvikling handler om å planlegge og realisere konkrete resultater og effekter. Virksomheter kan skape forbedringer innen fire områder:
- Bedre kvalitet
- Reduserte kostnader
- Bedre HMS
- Redusert leveransetid / økt kapasitet
Eksempler på forbedring kan være:
- En butikk som selger mer varer ved hjelp av netthandel = økt kapasitet og økt kvalitet
- En skole som reduserer frafall = økt kvalitet, redusert leveransetid, bedre HMS, reduserte kostnader
- En kommune som reduserer sykefraværet fra 8% til 4% = bedre HMS, reduserte kostnader, bedre kvalitet, økt kapasitet/ redusert leveransetid
- En fabrikk som produserer mer metall med mindre feil på kortere tid = Økt kvalitet, reduserte kostnader, redusert leveransetid
Å etablere kontinuerlig og systematisk forbedring i virksomheter betyr å skape konkurransekraft. Men å optimalisere og forbedre eksisterende arbeidsprosesser ikke alltid nok. Noen ganger kreves større endringer og omstillinger. Det er behov for innovasjon og radikal forandring. For å lykkes med dette trenger virksomheter både mennesker og organisasjoner som lærer.
Hva bidrar til læring?
Veien til å bli en lærende organisasjon, slik konseptet er beskrevet av ma. Peter Senge, er lang og krevende. I RamBase QMS har vi jobbet mye med å forstå hva som kan bidra til læring i organisasjoner. En tilnærming vi ser kan være nyttig er etablering av prosessene effektiv dokumentering, effektiv utførelse og effektiv læring.
Effektivt dokumentert handler om å definere, kartlegge, beskrive og formidle de sentrale arbeidsprosessene i virksomhetene. Formålet er å standardisere beste praksis og sikre at denne blir delt og lært av alle som skal utføre arbeidsprosessen. I effektivt dokumentert-prosessen et det viktig å få kartlagt og satt ord på både synlig og taus kunnskap. Det er også avgjørende å fremstille og formidle arbeidsprosessene slik at kunnskap og kompetanse effektivt kan tilegnes av de som trenger den. Å løse en slik prosess krever både strategi, metodikk, kompetanse og egnede verktøy.
Effektivt utført handler kort og greit om å gjøre det vi har sagt vi skal gjøre. Formålet er å sikre 100% samsvar mellom beskrivelsen og utføringen av en arbeidsprosess. Ved å sikre samsvar blir utfallet rett hver gang og krav om kvalitet, økonomi, HMS og kapasitet blir nådd hver gang. Å sikre etterlevelse er en kritisk prosess som krever opplæring, samsvarsvurdering, avvikshåndtering og korrektive tiltak som sikrer samsvar og etterlevelse. Også her er strategi, metodikk og egnede verktøy avgjørende for å lykkes.
Effektivt lært handler om å aktivere medarbeiderne sine erfaringer og kompetanse til å forbedre arbeidsprosessene. Formålet er effektiv dokumentering og etterlevelse av nye arbeidsprosesser som er raskere, tryggere eller gir bedre kvalitet. Å sikre læring er en kritisk prosess som krever rett lederskap, organisasjonskultur og egnede verktøy.
Vår tilnærming med effektivt dokumentert, effektivt utført og effektivt lært kan illustreres med modellen under. Den viser at disse oppgavene henger nøye sammen og at suksesskriterier er knyttet til å sikre samordning og flyt slik at dette blir til en kontinuerlig drifts- og læringssirkel i virksomheten.
Denne artikkelen bygger på et foredrag presentert i RamBase QMS brukerforum 31. mai 2017 ved Scandic Holmenkollen Park Hotell.
KOMMENTARER