A3 – nyttig verktøy for problemløsning

Stor innsats og svak struktur gir ikke resultater

På alle arbeidsplasser dukker det regelmessig opp store og små hverdagsproblemer. Ofte handler det om avvik fra det som er planlagt eller vedtatt. Dette er saker knyttet til kvalitet, HMS, kapasitet eller økonomi som fører til behov for feilretting og problemløsning.

Ofte går vi raskt i gang med problemløsning og gjenre med samme tilnærming uansett problem. Vår erfaring er at hverdagsproblemer ofte blir håndtert med mye innsats, men med svak struktur. Resultatet av slik problemløsning er kanskje at problemet er borte en stund, men så dukker det opp igjen – likt eller i litt ny ham. Problemet er bare håndtert, men ikke løst.

Å løse de samme problemene om igjen er frustrerende. Verre er det selvsagt at dette er en stor kilde til sløsing i store og små virksomheter.

A3 – metode og verktøy

Det er dette som er bakgrunnen for utvikling av A3-problemløsningsverktøy i bilindustrien. A3-verktøyet er enkelt og effektivt og fokuserer på å analysere problemet skikkelig før det utarbeides mål og løsningsforslag. Det finnes utallige varianter av A3-skjema, men de følger omtrent samme oppskriften og lesten.

  1. Nåsituasjon: beskriv opplevd problem – bruk egne ord og vis til erfaringer og observasjoner
  2. Nåsituasjon: fakta og data – hva viser tall, målinger og undersøkelser?
  3. Ønsket situasjon med mål – Beskrive ønsket situasjon og sett tydelige, målbare mål
  4. Rotårsaksanalyse – hva er hovedforklaringen(e) på problemet – hva er det egentlige problemet
  5. Utforme tiltak for å nå ønsket situasjon og mål
  6. Gjennomføringsplan
  7. Evaulering – måle og sikre at tiltakene har løst problemet
  8. Standardisere endringer og gi opplæring hvis problemet løst, begynne på ny runde hvis ikke

Eksempel på mal for A3

Øving og oppfølging

A3-prosessen er en kollektiv prosess der 2-5 deltakere ofte er en passe stor gruppe. Verktøyet er enkelt å forstå, men det er vår erfaring at det kreves en del øving for å mestre verktøyet og metoden godt. Det kan av og til være vanskelig å formulere gode, målbare mål. Det kan også være en utfordring å lykkes med rotårsaksanalysen. En annen trussel er svak oppfølging av A3-prosessen. Ved å ikke stå løpet ut kan det være vanskelig å få dokumentert effekten av problemløsningsarbeidet.

Vår erfaring er at alle virksomheter vil ha stor nytte av å bevege seg fra tilfeldig til strukturert problemløsning. A3 er et enkelt, effektivt og velprøvd verktøy som egner seg i alle virksomheter. Effekten av god A3 problemløsning er mer presise forbedringstiltak som bidrar til økt kvalitet, reduserte kostnader, bedre HMS eller bedre leveranser.

INOSA tilbyr opplæring i strukturert problemløsning med A3 eller annen hjelp knyttet til forbedringsarbeid. Vi kan hjelpe deg og dine medarbeidere med å ta i bruk A3 som metode og verktøy.