Ryddetid
Nytt år og nye muligheter. Årsskiftet er en flott anledning til å tenke gjennom hva vi måler, hvordan vi måler og til å rydde i dokumentasjonsprosessene våre. For min egen del skal jeg på Excel-avvenning.
Det gjør godt å rydde vekk jula og starte året med blanke ark. I INOSA som i de fleste virksomheter har vi mange rutiner som avsluttes ved årsskiftet, vi blar om og starter på nytt regnskapsår og til nye registreringer av ulike måltall. Det er viktig å vite hvor godt vi har prestert og fjorårets tall hjelper oss også med å sette det neste årets mål.
Årsskiftet er samtidig en god anledning til å tenke gjennom hva vi følger opp og måler og ikke minst hvordan vi gjør det. Å gjøre målinger og evalueringer underveis er viktig, men det krever også arbeid. Etter hvert som kravene til dokumentasjon øker, blir det desto viktigere å være bevisste på at målingene er enkle og effektive å utføre.
Hos oss gjør vi følgende vurdering før vi begynner å måle:
- Trenger vi denne målingen?
- Registrerer vi allerede disse dataene et sted? Ingen registreringer skal gjøres flere ganger.
- Hvor mye merarbeid vil det kreve å utføre denne målingen? Er det verdt det?
Dobbeltregistrering – sløsing satt i system
Det kan jo virke ganske opplagt at en registrering ikke skal gjøres flere ganger, men det skjer dessverre i stort omfang. Et eksempel er utfylling av skjema for sykepenger til NAV. Vi fyller ut skjemaet «digitalt», skriver ut og sender inn. Opplysningene vi fyller inn er allerede registrert hos det offentlige (persondata, lønnsdata, informasjon om sykemelding). I andre enden sitter det et menneske og gjentar arbeidet som vi allerede har gjort, og som jo faktisk også var gjort fra før. Her snakker vi ikke om lenger om dobbeltregistrering, men trippelt, minst. Rett og slett sløsing satt i system.
Og ikke nok med at dette er sløsing med produktiv arbeidstid, det er også større fare for å gjøre feil, – og feil medfører som kjent merarbeid av det ikke-produktive slaget.
Dobbeltregistrering skjer også i mange virksomheter ved at flere personer registrerer de samme dataene og ikke vet om hverandre. Det gjøres svært mange registreringer rundt om på arbeidsplasser, det sitter mange mennesker og følger opp tall og andre registreringer og utvikler etter hvert et nesten personlig forhold til «sine» rapporter.
Ryddetid
Mange virksomheter innfører 5S som en metode for å sette standard og holde det ryddig rundt seg. Vi bør absolutt gjøre den samme ryddejobben når det gjelder dokumentasjon: kartlegge dataflyten, sortere, luke vekk unødvendige registreringer, dobbeltregistreringer og unngå manuelle registreringer ved å finne løsninger hvor datasystemene henter informasjon av hverandre. Det er jo ikke i målingene og registreringene verdiskapningen ligger. Derfor skal vi bruke minst mulig tid på det.
Excel detox
For egen del skal jeg i år slutte å bruke Excel til å beregne økonomiske prognoser for bedriften, men bruke de mulighetene som allerede ligger i økonomisystemet. Det betyr færre registreringer og på sikt mindre arbeid. Men først må jeg lære noe nytt, og så må jeg slutte med de regnearkene jeg har brukt de siste 10 årene, og som jeg har perfeksjonert så pass bra at ingen andre kan bruke de. Ofte kan det være like vanskelig med avlæring som med læring. Godt er det i alle fall ikke, men det gjør godt.
Mitt mål for året er altså en delvis avvenning med Excel, jeg håper virkelig at noen andre har som mål å effektivisere registreringene for sykepengene til NAV.
Bilde: http://finest.se/thestoryof2/2014/05/page/7/