Ryddetid

Imgur Imgur

Det ryddes i skuffer, skap, boder, loft og garasjer for tiden. Ekstra tid i hjemmet gjør oss gjerne mer oppmerksomme på rot og uorden. Kombinert med at vi må holde oss mer hjemme er det en fin anledning til å få sortert, ryddet og fjernet ting. Ingen tvil om at det gjør godt, selv om det ikke er så kjekt når det står på.

Tiden vi er inne i kan være en god anledning til å få ryddet i organisasjonens systemer også. Ikke alle arbeidsoppgaver er like greie å få utført fra et hjemmekontor, men å gå gjennom digitale systemer og verktøy er i alle fall en nyttig oppgave som uansett må gjøres. Rydding og revisjon er på mange måter to sider av samme sak.

Riktig og relevant

Med å rydde i et ledelsessystem mener jeg å sikre at informasjonen og dataene er både riktige og relevante. Dette kan deles i flere aktiviteter:

  • Gjennomgå kravene virksomheten er stilt overfor. Sikre at dere har en oppdatert oversikt over kravene fra myndighetene, kunder, eiere og andre interessenter.
  • Revidere prosedyrer og instrukser slik at de innholdet samsvarer med dagens praksis og krav. Hvis det er avvik mellom prosedyrer og praksis, må enten prosedyren revideres eller praksis endres.
  • Sikre at dokumentene er lett tilgjengelige for relevante lesere; det vil si å sjekke at ansatte har riktige roller med tilgang til sine dokumenter
  • Sikre at ansatte er registrerte med riktige data og at tidligere ansatte er arkiverte og ikke lenger har tilgang til systemet

 

Enkelt innhold i dobbel forstand

Når du reviderer dokumenter, er det samtidig en god anledning til å forenkle og forbedre innholdet. Du skal sikre at innholdet er relevant og enkelt å forstå for leseren. Ikke for detaljert og ikke for generelt. Lange setninger, fremmedord og generelt mye tekst er med på å gjøre innholdet vanskeligere å forstå.

Innholdet må være enkelt utformet:

  • Standardisert oppsett, bruk faste maler
  • Skriv korte setninger og vær rett på sak
  • Symboler, bilder og flytmodeller beskriver mye mer enn tekst
  • Korte videoer er glimrende til å fortelle hvordan noe skal gjøres, tenk YouTube

Elfabloggen

En ryddesjau i ledelsessystemet bør også inneholde ei økt for å sikre at oppgaver og aktiviteter beskrives ett sted og ikke flere ganger i flere dokumenter. Da oppnår du fort flere uønskede effekter gjennom:

  • økt sannsynlighet for noe blir beskrevet feil og den ansatte gjør feil
  • økt sannsynlighet for at den ansatte blir forvirret og gjør feil
  • mer administrasjon, alt skal revideres og følges opp

Det å beskrive det samme flere steder er gjerne noe som oppstår over tid. Det kan være et tiltak etter et avvik som blir løst ved å skrive ny prosedyre i stedet for å revidere en gammel. Eller det kan være nye ansatte som ikke har hele oversikten og lager nytt innhold. Det er litt som ugress i hagen, – systemet vokser over tid.

Rådet er derfor å luke vekk dobbelt innhold. Med et godt søkeverktøy i programvaren finner du liknende innhold og kan fjerne overflødige dokumenter og tekst.

Å fjerne overflødige prosedyrer eller innhold i dem gjør akkurat like godt som å fjerne gammelt rot fra garasjen!

Registrer for en gratis demo

Fyll inn kontaktskjemaet under så kommer vi tilbake til deg så snart som mulig.