På kontoret mitt har jeg to viktige ting: En bukett med hvite roser (riktignok i silke, for å sikre varighet) og en verktøykasse for problemløsning.
Det sies at hvite roser signaliserer respekt og ydmykhet, noe som for meg er viktige verdier når vi skal løse problemer sammen.
Verktøykassen
Verktøykassen inneholder verktøy for organisasjonsutvikling. Det handler om utvikling av kultur og struktur, og jeg er håndverkeren. Det krever øving, prøving og mot til å feile å bli en god bruker av verktøyene. Det krever tid, fokus og tålmodighet, og jeg anser meg selv som en lærling på feltet enda. Men, alternativet er problemløsning uten verktøy, noe som krever enda mer tid, “tåkeheim-prat”, og om-igjen-arbeid på grunn av lite gjennomtenkte løsninger.
For første gang i en rolle som leder opplever jeg å ha en verktøykasse med universelle verktøy som jeg kan bruke til å løse veldig mange av de problemene vi må løse i hverdagen.
Jeg har prøvd de ut i roller både som klasseleder og skoleleder de to siste årene.
Jeg trenger ikke så mange verktøy når jeg har noen jeg vet kan fungere både nå og i fremtiden. Jeg kan forholde meg relativt rolig til trender som kommer og går, fordi verktøyene er universelle, velutprøvde og solide. Det er heller ikke noe “nymotens greier”, enkelte er hentet helt tilbake fra de greske filosofers storhetstid, og de kan tilpasses ny kunnskap. Jo mer kunnskap, jo bedre fungerer de.
Innholdet i verktøykassen er utviklet gjennom et OFU-prosjekt (offentlig forskning og utvikling) sammen med RamBase QMS.
Den metodikken vi har utviklet har gitt meg noe som minner om en kokebok for løsning av problemer. Det betyr ikke at det er quick-fix løsninger for problemene vi har, tvert om, men det hjelper meg til å holde struktur på veien mot løsning.
Innholdet i verktøykassen vår er:
- Post it lapper for kartlegging av styrker og svakheter
- Prioriteringsmatrise for valg og bortvalg av problemer som trenger en løsning.
- A3 for problemløsning
- Optisk illusjonstegning for å fremstille Kant sin filosofi om “tingen i seg selv” og “tingen for oss.”
- Flytmodeller, bl.a av handlingsplan mot mobbing.
- Kaffifilter for å visualisere Sokrates sin trippelfiltertest.
- 5S
- En liten magnettavle og magneter i grønt, gult og rødt til jevnlige målinger og overvåking av opplevd problem.
- Legoklosser i grønt, gult og rødt for å visualisere problemet.
- Modell for en god beslutningsprosess.
Som en ramme for alt dette ligger dokumentbasen vi holder på å bygge opp, og ikke minst strukturen på denne.
Der har vi i prosjektet beskrevet skolehverdagen ved hjelp av flytmodeller og bygd opp en digital dokumentstruktur ut fra denne. Våre skriftlige dokumenter blir tettere knyttet til handlingene våre – hva vi skal gjøre når.
Funksjonen i verktøyet med å kunne lage flytmodeller har blant annet gjort det mulig å fremstille vår handlingsplan mot mobbing på en side.
Slik blir planen vår tydelig for elever, ansatte og foresatte. Hva skjer når? Hvem gjør hva? Tilbakemeldingene fra ansatte og foresatte så langt tyder på at dette er et nyttig format.
Nyttig for hele organisasjonen
Noen av verktøyene har jeg prøvd ut på barn helt ned i 9-10 års alder, ungdom og sammen med voksne. Vi er fremdeles i øve og prøve-fasen, og øvingene skjer i mindre grupper med noen involverte.
Målet på sikt er at hele organisasjonen involveres i opplæring og utprøving, slik at dette kan bli vår felles verktøykasse for løsning av problem.
Det er avgjørende at verktøykassen min er bærbar. Det gjør at jeg kan flytte meg til Gemba – til der problemene oppleves – og løse disse sammen med de som er involvert på ulike vis. Respekten for at det er de som opplever problemene som vil kunne se de beste løsningene, ligger som et sentralt prinsipp i metodikken.
Skole sies å være en av de mest komplekse organisasjoner en kan lede, med ulike krav, behov, forventninger og meninger fra svært mange aktører. For å manøvrere i dette krevende farvannet og holde stø kurs dit vi vil, er det viktig å forenkle det komplekse.
Min opplevelse er at vårt resultat fra OFU-prosjektet hjelper meg med dette, og dermed til det jeg tror blir bedre styring og ledelse.
Målfrid Selvik Årthun
Rektor, Vikedal skule, Vindafjord kommune
KOMMENTARER