Lean-prinsippene sørger for bedre flyt, mer effektive prosesser og økt verdiskaping i virksomheter over hele verden. Det nettbaserte styringsverktøyet RamBase QMS hjelper deg på veien mot Lean.
Lean-prinsippene stammer opprinnelig fra Toyota og den japanske bilindustrien, og ble utarbeidet for å få arbeidsoppgavene til flyte mer smidig gjennom verdikjeden og for å skape lærende organisasjoner som hele tiden er i utvikling. Med RamBase QMS som styringsverktøy er virksomheten din på god vei mot smidige Lean-prosesser.
Lean-tankegangen har noen viktige grunnprinsipper som RamBase QMS bygger opp under: Standardisering gjennom faste rutiner for å sikre likt resultat hver gang, visualisering av prosedyrene med symboler, fargekoder, bilder og prosessmodeller så de blir enkle å forstå, samt involvering gjennom en inkluderende lederstil.
RamBase QMS har bakgrunn fra prosessindustrien. Erfaringene derfra var at mange ansatte ikke alltid leste prosedyrene sine, og at det for flere var vanskelig å forholde seg til for mye tekst. I følge FHI har så mange som 10-17 % av den norske befolkningen en form for lesevansker, og i tillegg kommer utfordringer med ulike språk.
Standardisering, visualisering og involvering
Her har Lean-tankegangen mye for seg, og RamBase QMSs styringsverktøy bygger på de viktigste prinsippene derfra.
Det handler om standardisering av prosedyrer og oppgaver. Når man har kommet frem til en god måte å løse en oppgave på, er det viktig at denne standardiseres – og deles, slik at samme prosedyre blir fulgt også i fortsettelsen, uavhengig av hvem som skal utføre den. Dette skaper en organisasjonskompetanse, og gjør virksomheten mindre avhengig av enkeltpersoner.
I mange industribedrifter er det skiftarbeid, og det er ikke uvanlig at det oppstår ulike kulturer og rutiner på ulike skift. Om man skal kunne forbedre rutiner, så må det være et omforent nivå, en standard som alle følger. Da er det avgjørende at alle er oppdatert på siste standard.
Det blir som på en restaurant, som har faste retter på menyen. Da er det selvsagt avgjørende at alle på kjøkkenet følger samme oppskrift, og at fremgangsmåten og resultatet ikke avhenger av hvilken kokk som er på jobb.
Oppdateres av brukerne
RamBase QMS gjør det enkelt å følge Lean-prinsippene for standardisering, visualisering og involvering.
RamBase QMS er en enkelt nettbasert programvare som legger opp til at de som normalt utfører oppgavene selv utarbeider prosedyredokumentene. Dette gir levende visuelle dokumenter som hele tiden kan kommenteres på og forbedres. Innenfor en standard operasjonsprosedyre som beskriver en hel arbeidsprosess, er det mulig å legge inn klikkbare énpunktsleksjoner for konkrete oppgaver. De kan vise spesifikke arbeidsoppgaver som «Slik starter du denne pumpen» eller «Slik registrerer du reiseregning eller sykefravær».
Like viktig for mindre virksomheter
Lean-prinsippene er like nyttige for små som store organisasjoner.
I mindre bedrifter er det ofte svært vanlig at kunnskap sitter hos enkeltmedarbeidere. Ved standardisering og kompetansedeling, bidrar RamBase QMS til å gjøre organisasjonen mindre sårbar.
Ikke minst er dette viktig for nyansatte å få enkel tilgang til de gode prosedyrene, og RamBase QMS fungerer ypperlig i opplæringssammenheng.
Med RamBase QMS blir de ansatte automatisk varslet når det er oppdateringer i prosedyrene som de ut fra sin rolle i organisasjonen må gjøre seg kjent med. Ledelsen får samtidig oversikt over hvem som faktisk har oppdatert seg, og ikke minst – gjennom quizer gir RamBase QMS også en oversikt over hvem som faktisk har forstått de nye prosedyrene.
Ved å følge flere av de viktigste Lean-prinsippene, bidrar RamBase QMS til en mer effektiv hverdag for hele organisasjonene, med mindre sløsing av tid og større fokus på det som gir verdiskaping.
KOMMENTARER