Endringer i koronaens tid

Endringer i koronaens tid

Vi er inne i en tid med virkelig mange og hyppige endringer både for oss som privatpersoner, men også i arbeidslivet. Selv om mange bedrifter sliter kraftig for tiden, er det også mange som produserer og leverer for fullt.

Myndighetene innfører restriksjoner samtidig som de lemper på andre krav og begge deler skal følges opp ute på den enkelte arbeidsplass. I tillegg gjør de enkelte bedriftene selv endringer for å tilpasse seg situasjonen.

Endringer kan være nye rutiner knyttet til hygiene og renhold, adgangskontroll, hjemmekontor, fraværsoppfølging, møtestruktur og datasikkerhet. Eller det kan rett og slett være en total omlegging av produksjonen. På toppen av det hele er det usikkerheten knyttet til marked, økonomi og ikke minst sykefravær og bemanning. Hvis pandemien slår ut for full på vår arbeidsplass, hvordan skal vi da klare å holde hjulene i gang? Har vi tilstrekkelig med ressurser som er opplærte?

Hyppige endringer krever gode systemer

Mange endringer krever mye av virksomhetene. Virksomheten er best rustet til å håndtere situasjonen hvis den har god kontroll på organisasjonens kompetanse og rutiner. Hvordan skal en oppgave utføres, og hvem er opplært i hva? Det er viktig å ha god og kontinuerlig oppdatert oversikt som er lett tilgjengelig for de som trenger det.

Med stadige endringer i rutiner er det veldig viktig å nå ut til de ansatte det gjelder med siste versjon av rutinene og få bekreftelse på at alle har fått med seg siste endring.

 

 

Hold fast ved noe når alt annet endres

Når det skjer veldig mange endringer samtidig, er det viktigere enn noen gang å holde fast i noen rutiner. Dette kan være faste møter med fast agenda. Selv om møtene skjer via nett, kan agenda være lik. Det kan også være måten å kommunisere endringer på. Hvis endringer og nye rutiner kommuniseres muntlig, via e-post, notater eller på andre måter samtidig, skaper det usikkerhet blant de ansatte og det blir vanskelig å holde oversikt.

En måte å kommunisere endringer på kan være å revidere gjeldende prosedyrer og instrukser, sørge for at alle alltid har tilgang til siste godkjente versjon og alle som trenger å vite om endringen får automatisk varsel ved endringer. Dette skaper trygghet både for den enkelte ansatte og for ledelsen i virksomheten.

Bruk ledelsessystemet til å lede

Vi ser at i disse dager er det spesielt viktig å ha et godt ledelsessystem, som aller helst skal kunne administreres og følges opp fra et hjemmekontor. Bruk systemet til å lede virksomheten gjennom endringene og unngå å lage et system på siden som skal gjelde nå.

Med et godt system har virksomheten oversikt over:

  • hvilke prosesser dere har
  • hvilke oppgaver skal gjøres
  • hvordan skal oppgavene utføres for å møte krav
  • hvem kan utføre hvilke oppgaver
  • at har alle fått med seg endringene i siste versjon
  • at alle har tilgang til sine rutiner fra der de er

 

INOSA har denne funksjonaliteten. Ta kontakt så ordner vi en nettdemo!

 

Demoskjema

 

Registrer for en gratis demo

Fyll inn kontaktskjemaet under så kommer vi tilbake til deg så snart som mulig.