Kollagenprodusenten Seagarden ble kvitt mange av utfordringene rundt styringsprosesser, kompetansekontroll og avvik etter at de begynte å bruke RamBase QMS.
Seagarden er Skandinavias eneste produsent av kollagen, som de produserer av villfanget torsk fra Nord-Atlanteren. Selskapet ble startet i 2000 og har hovedkontor og produksjonsanlegg på Avaldsnes på Karmøy og nærmere 30 ansatte.
Utfordringer og krav
Som sertifisert bedrift er Seagarden pliktet til kontinuerlig forbedring av styringssystemet for mattrygghet med sporing av endringer. Manuell dokumentstyring viste seg å bli for ressurskrevende ettersom bedriften vokste og aktivitetsmengden økte.
– Vi opplevde behov for et styringssystem som kunne tilrettelegge for dokumentert teoretisk opplæring. Vi trengte også et system med adgangskontroll for å kunne styre hvem som til enhver tid har tilgang til hvilke deler av styringssystemet. Vi lette også etter et brukervennlig avvikssystem som kunne gi oss mulighet for rask registrering og enkel behandling av uønskede hendelser eller forbedringsforslag, forteller Seagardens Quality Manager, Lucyna Filipek.
Løsningen deres ble RamBase QMS.
– Med RamBase QMS er arbeidet med kontinuerlig forbedring mye enklere. Avvikssystemet har integrert en «hvorfor-hvorfor»-analyse som hjelper til i arbeidet med å finne årsak og bakenforliggende årsak. I RamBase QMS kan registreringen av avviket enten gjøres via en app på mobiltelefon eller på PC-en. Man kan registrere avvik og i tillegg dokumentere dette gjennom å legge ved bilder i forbindelse med avvik og hendelser, forteller Filipek.
Innspill fra de utførende
Hun opplever at det kontinuerlige forbedringsarbeidet har blitt mye enklere takket være muligheten for å legge tilbakemeldinger på dokumenter som ligger i systemet.
– Dette gir oss mulighet for å få gode innspill fra ansatte, og betyr at folk som faktisk utfører arbeidet i det daglige, kan bidra til å vedlikeholde og forbedre prosedyrene de selv bruker i sitt arbeid. Det bidrar til å styrke eierskapet og engasjementet for HMS og kvalitetssystemet vårt, og bidrar i tillegg til kontinuerlig forbedring. Systemet kan definere revisjonsintervall på hvert enkelt dokument noe som hjelper til å oppdatere/gjennomgå dokumenter før de blir for gamle, sier Filipek.
Full kontroll over nødvendig kompetanse
Kvalitetssjefen opplever at hverdagen har blitt enklere.
– Alle nyansatte som begynner hos oss får en oversiktlig og fullstendig opplæringsplan å forholde seg til. RamBase QMS er et system som er lett å bruke, og det er enkelt å opprette og revidere dokumentene, og for en vanlig bruker er systemet oversiktlig når en skal finne frem. Det er også en stor fordel å kunne knytte krav og kompetanse til ulike roller, men også til hver eneste ansatt. På den måten sikrer vi at alle ansatte har tilgang til å tilegne seg nødvendig kompetanse, og vi kan sette opp intervall for oppfrisking av kunnskap. Slik får alle ansatte informasjon om endringer i arbeidsrutiner og prosedyrer som tilhører deres roller og ansvarsområde med en gang en prosedyre er endret eller oppdatert. Funksjonen med lesebekreftelse er et svært nyttig verktøy i den forbindelse. En utfordring Seagarden hadde med sitt gamle manuelle system var å behandle tilbakemeldinger og forbedringsforslag for prosedyrer, og få kommunisert nye eller endrede opplæringskrav til de ansatte. Nå blir informasjon automatisk gitt gjennom RamBase QMS – uten behov for manuell oppfølging.
Lettere å lære av avvik
Seagarden hadde også et stort behov for å få et enklere og mer oversiktlig avvikssystem.
– Dette var svært viktig for oss, og nå kan vi ved hjelp av RamBase QMS knytte flere tiltak og aksjoner inn i én enkelt avviksbehandling. Vi kan også sammenlikne liknende avvik og hendelser, noe som gir oss bedre oversikt over hvilke avvik og hendelser som går igjen, og hvor vi må rette fokus. Med RamBase QMS har avviksregistrering blitt enklere, og inneholder både vurdering av risiko for prioritering av avvik samt hvorfor-hvorfor analyse og informasjon om konsekvenser og mulige konsekvenser knyttet til avviket. Påminnelse- system via varsling på e-post om rapporterte avvik og tidsfrister sparer oss for mye arbeid, forteller Filipek.
KOMMENTARER