Tillit som effektiviseringstiltak
Det siste året har jeg hatt en del reiser med bil. Radiokanalen NRK P1 har vært en god følgesvenn på disse turene. En februardag i år fikk jeg også med meg morgenandakten. Presten snakket om tillit som det beste effektiviseringstiltak. Denne presten blir neppe hyret inn som konsulent til oljeselskaper og andre som i disse tider skal spare penger, men han har et viktig poeng.
Det motsatte av tillit er kontroll. De senere årene har politikerne gjerne valgt innføring av nye lover og forskrifter som tiltak ved avdekking av mangelfull praksis. Dokumentasjon, oppfølging og kontroll har dermed blitt en betydelig utgiftspost for mange organisasjoner.
Tillit eller kontroll?
http://www.cw.no/artikkel/peters-plass/hei-janus
Virker tillit?
Vi har mange yrkesgrupper i Norge som kan utføre sitt arbeid under høy grad av tillit til at de gjør en god nok jobb. Å få tillit i arbeidet er viktig for motivasjon. Med tillit følger også et stort ansvar. De fleste yrker har noen kontrollposter som vil avdekke om jobben er utført på en god nok måte. Tilsyn, nasjonale og interne prøver og målinger, er eksempler på slike. I privat sektor fungerer også markedet som en kvalitetsindikator. Svak kvalitet på arbeidet vil over tid kunne føre til at kundene velger en annen leverandør. Dermed opphører eksistensgrunnlaget for slike bedrifter.
Monica-saken er en sak der høy grad av delegert ansvar og tillit ser ut til å ha fungert dårlig. Systemet med tillit sviktet på ledernivå. Et av rådene i granskningsrapporten er nå å innføre en egen varslingskanal for ansatte i politiet. Når tillit ikke virker, innføres kontroll. En økt kostnad på mange måter. Saken har hatt store negative konsekvenser for mange involverte, og spørsmålet er om større kontroll med arbeidet i forkant og underveis kunne ha hindret noen av disse? Ville de negative menneskelige og økonomiske omkostningene blitt lavere da?
Lærere er en av yrkesgruppene som kjemper for å beholde metodefriheten i sitt arbeid. De sammenligner dette med tillit til deres yrkesutøvelse. Metodefrihet gir høy grad av selvstendig jobbutførelse, det kan frigjør kompetanse og tro på egne ferdigheter. Metodefriheten innebærer også at læreren i høy grad har kontroll med effekten selv. Omfanget av ekstern kontroll er relativt lavt. Et tilsynelatende godt effektiviseringstiltak. Resultatene av en slik organisering vil nødvendigvis gi store variasjoner når det gjelder kvaliteten på arbeidet som utføres. Om metodevalget til en lærer er årsaken til at en elev ikke lærer å lese de første skoleårene, blir kostnadene til leseopplæring minst det doble. Den samme opplæringen må gis en gang til. De menneskelige omkostningene kommer i tillegg. Tillit forstått som metodefrihet har dermed sine svakheter som effektiviseringstiltak.
Balanse mellom tillit og kontroll
Hvordan kan en opprettholde den hårfine balansen mellom å anerkjenne og respektere sterke fagpersoner, samtidig som alle arbeider mot felles mål?
Den utflyttede saudabuen Anders Opedal har fått oppdraget som effektiviseringssjef i Statoil. Han har ansvar for å iverksette tiltak som er nødvendige for å sikre Statoils fremtidige konkurranseevne. Dette gjøres blant annet ved å gå gjennom hele organisasjonen for å lete etter beste praksis.
Ting skal gjøres på nye måter. Arbeidsmetodikken skal endres. Opedal bruker begrepet Grønn sone for å definere gode arbeidsprosesser. Prosesser som har god kvalitet, samtidig som kostnadene er på et akseptabelt nivå. Slik jeg forstår det, skal disse arbeidsprosessene standardiseres og være forpliktende for de ansattes i fremtiden. De tillitsvalgte i Statoil uttaler at de, tross de dramatiske konsekvensene, er fornøyde med prosessen i arbeidet. De får tillit og blir involvert, selv om ledelsen tar kontroll over deres jobbutførelse.
For meg ser det ut til at Statoil kjører en god prosess når de involverer sine ansatte i å definere kvalitativt gode arbeidsprosesser. Standarder kan ikke utvikles likt for alle yrker og arbeidsprosesser. I noen yrker, og på noen områder, er det nødvendig med steg for steg-oppskrift, en standardisering av arbeidsprosessen. I andre yrker, og på noen områder, er det nok å utvikle en standard for arbeidet. En standard er gjerne definert som kvalitetskjennetegn. Når de ansatte er enige om hva som kjennetegner kvalitet ved en prosess, kan all kreativitet og energi brukes til å utfolde seg innenfor disse rammene. I tillegg til å flytte ansvaret for resultatet fra det personlige til det kollektive, vil dette også kunne bidra til å klargjøre forventninger til og fra omgivelsene: Dette kan du forvente av oss. Dette forventer vi av deg. Oppfølging vil alltid være nødvendig, men det handler mer om å bli sett og få tilbakemelding på arbeidet, enn å bli kontrollert.
Med hjelp av gode metoder og verktøy, kan en slik arbeidsmåte bli en kontinuerlig prosess hvor kompetansen til hver enkelt ansatt nettopp er det som løfter organisasjonens kvalitet til stadig nye høyder. Det kan gi en sunn og god balanse mellom tillit og kontroll i arbeidet.