En enpunktsleksjon er et nyttig hjelpemiddel for å formidle instruksjon enkelt og visuelt.
Stadig flere virksomheter lager enpunksleksjoner som en del av deres forbedringsarbeid (lean-arbeid). En enpunktsleksjon (ettpunktsleksjon – EPL) er en enkel, visuell og gjerne punktvis beskrivelse av en arbeidsoppgave. Det vil si en standard som beskriver hvordan en enkelt oppgave skal utføres. EPL-er bygges opp av bilder, symboler og enkel tekst og er et kort dokument.
Hensikten er at det skal være enkelt å lære og forstå, og skal være lett å gripe til i arbeidssituasjonen. Mange virksomheter skriver ut sine enpunktsleksjoner og henger de opp ved arbeidsstasjonen slik at de er lett tilgjengelige. Bruk av visuelle beskrivelser er gjort med stor suksess av blant andre Lego og IKEA i mange år. Bilder er lettere å lese enn tekst, og med utstrakt bruk av bilder og lite tekst, blir utfordringer knyttet til språk mindre.
Enpunktsleksjonene er en viktig del av et ledelsessystem og må underlegges samme krav til styring. Det er viktig å vite at alle benytter samme og siste versjon av et dokument og det er viktig å vite at alle som skal lese får med seg endringer.
I mange virksomheter er det de som normalt utfører arbeidsoppgaven som utarbeider EPL-ene. De kjenner best til detaljene og sikrer at instruksjonene blir riktige, og de får på den måten også et eierskap til instruksjonene eller standardene.
Standardisere standarder
Det er lurt å sette krav til hvordan en enpunktsleksjon skal se ut. Ved å beskrive et standard oppsett for hvordan EPL-en bygges opp, blir det raskere å lage nye fordi oppskriften er klar, og det blir lettere å lese på grunn av gjenkjennbarhet. Symboler og farge på tekst bør alltid bety det samme. Brukes rød farge på teksten, skal det bety det samme hver gang, og ikke bare være fint å se på…
Det kan også være lurt å starte enpunktsleksjonene på samme måte, for eksempel ved å fokusere på risikoen knyttet til arbeidsooppgavene og visualisere rekkefølgen i form av en flytmodell. Se eksempel under.
Styring av enpunktsleksjoner
Enpunksleksjoner er dokumenter som beskriver hvordan oppgavene i virksomheten skal utføres. De er derfor en naturlig del av et ledelsesystem og bør underlegges samme styring og kontroll med versjoner, revisjoner og endringer. Det er også viktig å ha kontroll på at kun siste versjon er tilgjengelig for de som trenger å lese det.
Mange av våre kunder bruker RamBase QMS programvare til å lage og styre sine enpunktsleksjoner. Da får de også kontroll på hvem som skal lese og har lest de ulike dokumentene.
KOMMENTARER